Eine belastbare Akte verbindet das sichtbare Ergebnis mit dem technischen Entstehungsweg. Sichern Sie Preisansichten, Zeitstempel, Produkt- und Händlerbezug, eingehende Daten, Regelversionen, Ausgaben des Systems, manuelle Änderungen und Freigaben. Screenshots allein zeigen den Preis, erklären aber nicht, warum er angezeigt wurde.
Bewahren Sie Nachrichten, Besprechungsunterlagen, Tickets, Anbieterkommunikation, Vertragsanhänge, Testfälle und interne Richtlinien in der jeweiligen Fassung auf. Exportierte Logs sollten mit ihrem Erstellungszeitpunkt, dem verwendeten System und der zuständigen Person verknüpft werden. Nachträgliche Korrekturen müssen als neue Version erkennbar bleiben.
Für den Vergleich gehören mehrere Händler, Regionen, Produkte und Zeiträume in die Auswertung. Dokumentieren Sie auch Preise, die nicht übernommen wurden und Gründe für manuelle Eingriffe. So lässt sich unterscheiden, ob der Algorithmus verbindlich wirkte, eine Empfehlung abgab oder nur eine technische Rechenhilfe war.