Osnov svake ekološke tvrdnje pripada u posebnu dokumentaciju. Ona treba sadržavati ekobilancu ili proračun, podatke o lokacijama, izvještaje o ispitivanju, izjave dobavljača i sve pretpostavke koje ulaze u mjerilo. Kada se preuzimaju vrijednosti od trećih strana, izvor, period i osnov moraju ostati provjerljivi.
Postupak odobrenja treba jasno rasporediti odgovornosti. Stručni službenici, pravna provjera i marketing trebaju pismeno zabilježiti zajedničko razumijevanje tvrdnje prije objave. Koristan je kratak protokol odobrenja s referentnom tačkom, mjerilom, osnovicom, periodom i temeljnim dokazima.
Uređeno pohranjivanje objavljenih verzija jednako je korisno. Kada se oglasi, ambalaža ili odredišne stranice mijenjaju, svaku verziju treba čuvati s datumom i kanalom. Za kasniju odbranu je odlučujuće da tvrdnja i dokaz vremenski odgovaraju.