Hilfreich sind die vollständige beanstandete Mitteilung, Angaben zu Absender und Empfängern, Datum und Verbreitungsweg sowie eine Chronologie der weiteren Reaktionen. Bei Onlineinhalten sollten URL und Zeitpunkt gesichert sein. Bei mündlichen Aussagen braucht es Namen möglicher Auskunftspersonen und eine unverfälschte Notiz zum Gespräch.
Legen Sie außerdem Unterlagen bereit, mit denen sich der Wahrheitsgehalt prüfen lässt. Das können Verträge, Leistungsnachweise, Qualitätsdokumente, Korrespondenz oder Buchhaltungsunterlagen sein. Vertrauliche Informationen sollten nicht unkontrolliert weitergesendet werden. Für die erste Einordnung genügt eine sachliche Beschreibung, welche Belege vorhanden sind.
Wirtschaftliche Folgen sollten konkret, aber vorsichtig dokumentiert werden. Notieren Sie Kundenrückfragen, Absagen, Preisänderungen oder sonstige Reaktionen mit Datum und Quelle. Eine zeitliche Nähe kann ein Hinweis sein, ersetzt aber nicht die Prüfung von Ursache und rechtlicher Zurechnung.