Für jede geplante Verwendung sollte eine vollständige Fassung archiviert werden. Dazu gehören Bilddatei, Text, Platzierung, Zielgruppe, URL oder Drucksorte, Verwendungszeitraum und die Person, die die Gestaltung freigegeben hat. Bei einer Website sind auch mobile Ansichten und ausgelieferte Varianten zu sichern, weil ein Zeichen auf kleinen Bildschirmen anders wirken kann.
Soll eine Auszeichnung nach § 68 GewO beantragt werden, müssen die gesetzlichen Voraussetzungen mit Unterlagen unterlegt werden. Das zuständige Ministerium nennt unter anderem eine aktuelle Wirtschaftsauskunft sowie Belege für außergewöhnliche Leistungen, etwa Veröffentlichungen, Auszeichnungen, Zertifizierungen, Investitions- oder Exportentwicklung und regionales oder soziales Engagement. Diese Beispiele sind keine automatische Zusage, sondern Material für das Verfahren.
Die interne Akte sollte außerdem zwischen bestehender Berechtigung, geplanter Abbildung und beantragter Auszeichnung unterscheiden. Ein Entwurf darf nicht wie eine bereits verliehene Auszeichnung aussehen. Wenn sich Logo, Geschäftsbezeichnung oder Einsatzort ändern, ist die neue Fassung erneut gegen Berechtigungsgrundlage und Gesamteindruck zu prüfen.