Pouzdan spis povezuje vidljivi rezultat s tehničkim putem koji ga je proizveo. Sačuvajte prikaze cijena, vremenske oznake, podatke o proizvodu i trgovcu, ulazne podatke, verzije pravila, rezultate sistema, ručne izmjene i odobrenja. Snimak ekrana pokazuje cijenu, ali ne objašnjava zašto je prikazana.
Čuvajte poruke, zapisnike sastanaka, tikete, komunikaciju s pružaocem, ugovorne priloge, testove i interne politike u verziji koja je tada važila. Izvezeni logovi treba da budu povezani s vremenom nastanka, korištenim sistemom i odgovornom osobom. Kasnije ispravke moraju ostati prepoznatljive kao nove verzije.
Poređenje treba obuhvatiti više trgovaca, regija, proizvoda i perioda. Zabilježite i cijene koje nisu prihvaćene te razloge ručnih intervencija. Tako se može razlikovati obavezna algoritamska uputa od preporuke ili tehničkog pomagala za izračun.