Najprije zabilježite ko je najavio ili započeo posjetu. Navedite ime, preduzeće, podatke s legitimacije, proizvod, ponudu i početak razgovora ako su poznati. Zatim je važan tačan sadržaj vaše reakcije. „Molim vas, idite sada“ ili „Nemojte se vraćati“ daje drugačiju činjeničnu osnovu od opšteg završetka razgovora.
Vrijeme, trajanje, prisutne osobe i bilješka sastavljena odmah nakon razgovora pomažu pri utvrđivanju toka događaja. Svjedoci trebaju opisati ono što su lično opažali. Poruke, prospekti, dokumenti narudžbe i vizitkarte čuvaju se zajedno s bilješkom.
Originale čuvajte bez izmjena. Naknadna bilješka sjećanja može urediti tok, ali ne zamjenjuje postojeće poruke ili dokumente. Samoprovjera marketinških tvrdnji pomaže odvojiti prodajne izjave od pratećih dokaza. Kod tačke 25 dokumentacija mora prikazati i ponašanje na vratima i u stanu.