Svaku planiranu upotrebu treba sačuvati u cijelom obliku. To obuhvata slikovnu datoteku, tekst, mjesto, ciljnu grupu, URL ili štampani materijal, period upotrebe i osobu koja je odobrila dizajn. Kod web-stranice treba sačuvati i mobilne prikaze i isporučene verzije, jer znak na malom ekranu može imati drugačiji utisak.
Za zahtjev prema § 68 treba dokumentima potkrijepiti zakonske uslove. Nadležno ministarstvo između ostalog navodi aktuelnu privrednu informaciju i dokaze o izuzetnim postignućima, kao što su objave, odlikovanja, certifikati, razvoj ulaganja ili izvoza te regionalni ili društveni angažman. To su materijali za postupak, a ne obećanje odlikovanja.
Interni spis treba razlikovati postojeće ovlaštenje, planirani prikaz i odlikovanje koje je tek zatraženo. Nacrt ne smije izgledati kao već dodijeljeno odlikovanje. Ako se promijene logo, poslovni naziv ili mjesto upotrebe, novu verziju treba ponovo provjeriti prema pravnom osnovu i ukupnom utisku.