In die Freigabeakte gehören die konkrete Werbefassung, Produkt- oder Unternehmensbezug, Bilanzgrenze, Zeitraum, Berechnung und verwendete Emissionsfaktoren. Ergänzend sollten Lieferantendaten, Prüfberichte und die fachliche Verantwortung für die Datenerhebung festgehalten werden. Bei übernommenen Werten muss die Herkunft nachvollziehbar bleiben.
Für Kompensationsprojekte sind Projektbezeichnung, Zertifikatsart, Menge, Zeitraum, Zuordnung und Stilllegung oder sonstige Entwertung zu dokumentieren. Die Akte sollte zeigen, welcher Teil der Bilanz durch interne Reduktion und welcher Teil durch Kompensation abgedeckt wird. Eine bloße Marketingfreigabe ersetzt diese Sachgrundlage nicht.
Bewahren Sie ältere Werbeversionen mit Datum und Kanal auf. Wenn sich Bilanz, Projektbestand oder Berechnungsmethode ändern, muss erkennbar sein, welche Fassung freigegeben war. So lässt sich die Aussage im späteren Streit mit dem tatsächlichen Nachweis abgleichen.