Prije početka distribucijski spis treba sadržavati katalog kriterija, obrazloženje vezano za proizvod, zahtjeve kvaliteta, online pravila i stanje odobrenja. Za svako pravilo treba biti vidljivo koje poboljšanje distribucije se očekuje.
Tokom rada sačuvajte zahtjeve trgovaca, odobrenja, odbijanja, ponovne provjere, prigovore, ugovore, pravila portala i evidenciju izmjena. Vremenske oznake i verzije pokazuju koje pravilo je važilo u trenutku odluke.
Nakon prigovora treba sačuvati konkretnu odluku, cijela pravila i uporedive slučajeve. Dopis konkurenta ili udruženja treba čuvati s prilozima i dokazom dostave. Tekst o UWG opomeni konkurenta ili udruženja objašnjava poseban odgovor na takav prigovor.